Comment mettre en place un accord de participation ?

La mise en place d’un accord de participation suppose une négociation avec le personnel ou les partenaires sociaux. Dans les petites entreprises, il peut être instauré unilatéralement par l’employeur.

Les accords de branche peuvent quant à eux simplifier les démarches de l’employeur dans les petites entreprises.

Quand mettre en place un accord de participation ?

La mise en place d’un accord de participation est obligatoire lorsque l’entreprise emploie habituellement au moins 50 salariés selon les conditions et modalités définies par le Code de la sécurité sociale : l'effectif annuel d'une entreprise correspond à la moyenne des effectifs mensuels de l'année civile précédente. L'obligation s'applique si le seuil de 50 salariés est dépassé durant 5 années consécutives.

En cas de variation de l’effectif à la baisse l’accord de participation peut être suspendu si le nombre de salariés passe sous la barre des 50, toujours selon les conditions fixées par le droit de la sécurité sociale. Une dénonciation de l’accord de participation peut aussi avoir lieu.

De son côté, l'employeur peut décider de poursuivre volontairement l'application de l'accord de participation.

Accord de participation : quelle procédure ?

La validité de l’accord de participation repose sur une procédure de mise en place. Cette procédure obéit à des règles strictes semblables à celles de l’intéressement.

L’accord de participation doit être conclu entre l’employeur et les représentants des salariés avant l'expiration d'un délai d'un an suivant la clôture de l'exercice au titre duquel sont nés les droits des salariés

Un accord de participation peut être conclu soit :

• Dans le cadre d'une convention ou d'un accord collectif de travail conclu au niveau professionnel ou au niveau d’une branche
• Entre le chef d'entreprise et les représentants d'organisations syndicales représentatives
• Au sein du comité d'entreprise
• A la suite de la ratification de l’accord de participation à la majorité des 2/3 des salariés

Des modèles d’accord de participation peuvent être disponibles auprès des organisations syndicales. Beaucoup sont accessibles en ligne, certains gratuitement, d’autres à prix réduits. Reste qu’un accord de participation doit être personnalisé. Il est fortement recommandé de travailler avec un spécialiste (juriste, expert-comptable, professionnel de l’épargne salariale) qui dispose de modèles d’accord de participation à jour des dernières évolutions réglementaires et qui pourront les adapter aux spécificités de l’entreprise.

Accord de participation : dépôt et renouvellement

Le dépôt de l’accord de participation doit être effectué sur la plateforme en ligne TéléAccords. Tout versement de la participation qui intervient avant ce dépôt ne bénéficie pas des avantages fiscaux et sociaux de la participation. Il en est de même pour les renouvellements et les avenants aux accords de participation.

Le dépôt de l’accord de participation sur la plateforme TéléAccords ne peut être réalisé qu’après la fin du délai d’opposition de 8 jours en cas d’accord d’entreprise et du délai d’opposition de 15 jours en cas d’accord de branche.

L’administration dispose ensuite d’un délai de 4 mois à compter du dépôt pour demander le retraite ou la modification des dispositions contraires aux lois et règlements. Au terme de ce délai, aucune contestation ultérieure de la conformité des termes de l’accord ne pourra avoir pour effet de remettre en cause les exonérations attachées aux avantages accordés aux salariés au titre des exercices en cours ou antérieurs à la contestation.

L’accord de participation peut être conclu pour une durée déterminée d’un an minimum ou une durée indéterminée. Rien n’interdit de prévoir une possibilité de renouvellement de l’accord de participation par tacite reconduction.

Accord de participation et transfert d'entreprise

Lorsque survient une modification dans la situation juridique de l'entreprise (transfert d'entreprise), par fusion, cession ou scission, rendant impossible l'application d'un accord de participation, cet accord cesse de produire effet entre le nouvel employeur et le personnel de l'entreprise.

En l'absence d'accord de participation applicable à la nouvelle entreprise, celle-ci engage, dans un délai de six mois à compter de la clôture de l'exercice au cours duquel est intervenue la modification, une négociation en vue de la conclusion d'un nouvel accord, selon l'un des modes prévus à l'article L. 3322-6.

Si le nouvel employeur est déjà couvert par un accord de participation, les salariés transférés peuvent avoir accès à l'accord de participation de leur nouvelle entreprise.

Accord de participation et entreprises de moins de 50 salariés

La participation n’est pas obligatoire dans les entreprises de moins de 50 salariés. Dans ce cas, en cas d'échec des négociations avec les représentants du personnel, l’employeur peut décider d’instaurer volontairement ce dispositif par décision unilatérale, sauf si l'accord de participation prévoit que la formule de calcul de la réserve spéciale de participation est moins favorable que la formule légale.

Son projet doit faire l’objet d’une consultation du comité d’entreprise ou, à défaut, des délégués du personnel au moins quinze jours avant son dépôt sur la plateforme TéléAccords.

Les entreprises de moins de 50 salariés peuvent adhérer aux accords de participation de branche par décision unilatérale de l’employeur. En effet, la branche professionnelle a l'obligation de fournir un accord de participation clé en main, lequel doit être adapté aux petites entreprises.

Le plan d'épargne interentreprises (PEI) peut dispenser les entreprises qui ne sont pas assujetties obligatoirement à la participation de conclure un accord de participation. Le plan doit alors prévoir d’accueillir les sommes issues de la participation.

Quel est le contenu de l’accord de participation ?

L’accord de participation doit notamment prévoir le contenu suivant :

• Les droits des salariés sur l'application de la Participation
• La durée de validité de l'accord
• La formule de calcul retenue
• La nature et le mode de gestion des droits
• Le mode de répartition des droits entre les salariés
• La durée d'indisponibilité des fonds qui reviennent à chaque salarié

Sanction en cas d’absence d’accord de participation

Lorsqu’une entreprise sujette à l’obligation de mise en place d’un accord de participation ne le met pas en place, son absence est sanctionnée par la mise en place d’un régime d’autorité à la demande de l’inspection du travail.

Ce régime d’autorité est instauré lorsqu’aucun accord n'a été conclu dans le délai d'un an suivant la clôture de l'exercice au titre duquel sont nés les droits des salariés à la participation. L’application de ce régime ne remet pas en cause les avantages fiscaux et sociaux de la participation.

Attention, le régime d’autorité ne peut être mis en place que si l’entreprise dégage un bénéfice suffisant pour ouvrir droit à la participation.