Bulletin de paie, fini le papier : à partir de 2017 l’envoi est dématérialisé et le bulletin simplifié

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Le code du travail prévoit l’obligation pour l’employeur de remettre un bulletin de paie à chaque salarié au moment du versement de son salaire, mais sa présentation et les modalités d’envoi évoluent.

Il était déjà possible d’adresser le bulletin de paie sous forme électronique, mais avec l’accord exprès préalable du salarié.

À compter du 1er janvier 2017, l’employeur peut décider de la dématérialisation du bulletin de paie, sauf opposition du salarié (décret du 16 décembre 2016).

Bulletin de paie électronique : information préalable obligatoire

Lorsqu'il décide de procéder à la remise du bulletin de paie sous forme électronique, l'employeur doit informer le salarié de son droit de s'y opposer, un mois avant la première émission du bulletin de paie sous cette forme ou au moment de son embauche.
Le salarié peut faire part de son opposition à tout moment, préalablement ou postérieurement à la première émission d'un bulletin de paie sous forme électronique.

L’employeur doit alors revenir à la version papier pour ce salarié, au plus tard trois mois après la notification de son opposition.

Le texte précise que l’information sur la dématérialisation par l’employeur à son salarié et l’éventuelle opposition du salarié doivent être notifiées « par tout moyen conférant date certaine », c’est à dire : par courriel avec accusé de lecture, remise en main propre contre récépissé, lettre recommandée avec accusé de réception.

Disponibilité des bulletins de paie dématérialisés

L’employeur doit indiquer les conditions dans lesquelles il garantit la disponibilité pour le salarié du bulletin de paie émis sous forme électronique :

  • Soit pendant une durée de 50 ans
  • Soit jusqu’à ce que le salarié ait atteint l’âge de mise à la retraite par l’employeur, augmenté de 6 ans.

En cas de cessation d’activité de l’employeur, ou du prestataire, qui assure la conservation des bulletins sous forme électronique, les salariés doivent être avertis au moins 3 mois avant la fermeture pour pouvoir récupérer leurs bulletins, sans manipulation complexe, dans un format couramment utilisé.

Consultation des bulletins de paie dématérialisés à partir du site dédié au CPA

Afin de sécuriser le dispositif, l'employeur ou le prestataire qui agit pour son compte doit également garantir l'accessibilité des bulletins de paie émis sous forme électronique par le biais du service en ligne associé au Compte personnel d'activité

La plateforme du Compte personnel d’activité devrait être accessible à compter du 12 janvier 2017 et permettre aux salariés de consulter leurs bulletins de paie en ligne.

Un bulletin de paie simplifié

À compter du 1er janvier 2018, la nouvelle présentation du bulletin de paie s’imposera à tous les employeurs.
Au 1er janvier 2017, seules les entreprises de plus de 300 salariés sont tenues de respecter le nouveau format. Pour les autres employeurs, cette nouvelle présentation reste une simple faculté jusqu’à la fin de cette année.

Le bulletin de paie comporte toujours des mentions obligatoires énumérées par la réglementation, mais les informations mentionnées sur le bulletin sont simplifiées (décret du 25 février 2016) :

  • Les lignes de cotisation de protection sociale sont regroupées par risque couvert :

- Santé : sécurité sociale maladie, maternité, invalidité, décès, complémentaire incapacité, invalidité, décès, complémentaire santé
- Accident du travail – maladies professionnelles
- Retraite : sécurité sociale plafonnée et déplafonnée, retraites complémentaires, retraite supplémentaire
- Famille Sécurité sociale
- Assurance chômage

  • Les autres contributions dues par l’employeur sont regroupées sur une ligne.
  • La référence de l'organisme auquel l'employeur verse les cotisations de sécurité sociale est supprimée.
  • Une information des salariés sur le coût du travail est prévue, en insérant sur le bulletin de paie la somme du salaire brut et des contributions de l'employeur et le montant total des allégements financés par l'Etat, ayant un impact sur les cotisations sociales.
  • L'obligation d'un récapitulatif annuel accompagnant le bulletin présentant des regroupements de cotisation est supprimée. 

Les modèles de bulletins de paie pour les salariés non cadres et pour les salariés cadres ont été reproduits dans l’arrêté du 25 février 2016.

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